寇永红(审计署驻西安特派办)

 

 

【时间:20110901日】

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  审计组在组织实施审计项目过程中,许多信息是通过会议来传达和沟通的,许多问题是通过会议来讨论和解决的,因此审计组组织召开会议的质量对审计项目的成败起着非常重要的作用。这里主要讨论以下五种会:审前培训会、审计进点会、审中碰头会、审计撤点会、审计报告编审会。
  一、会议的内容和作用
  (一)审前培训会。在审计进点前,对全体审计组成员进行业务培训的会议,培训的内容一般包括:审计工作方案、审计实施方案、被审计单位基本情况、执行的财务、会计制度、相关的法律、法规。通过审前培训会,要让全体审计人员对审计项目的目标、范围、内容、分工、要求等有一个明确的认识,对被审计单位基本情况、行业政策、现状等有一个基本了解,做到不打无准备之仗。
  (二)审计进点会。审计实施阶段开始时,审计组召集被审计单位相关人员召开的一次正式的见面会,会议主要内容:一是宣读审计通知书和审计廉政规定,二是介绍审计目标、范围、内容,三是提出要求。审计进点会的主要目的是与被审计单位进行初步的沟通,协调下一步的审计配合工作,为顺利实施审计项目打好基础。
  (三)审中碰头会。审计实施过程中,审计组定期或不定期召开的审计情况沟通研讨及工作安排会,主要内容:一是各审计小组或审计人员就自己所负责的审计事项的完成情况进行汇报交流,包括进展情况、主要做法、发现的问题线索、下一阶段的工作打算、存在的困难和其他需要提交审计组研究的情况,二是对各审计小组或审计人员提出的问题进行研究讨论,并对下一阶段审计工作做出安排和提出要求。审中碰头会的作用主要是有利于审计组负责人掌握全面情况、把握总体进度,有利于问题类型、审计方法的交流,有利于及时研究解决一些比较复杂的问题或困难。
  (四)审计撤点会。审计实施阶段结束时,审计组召集被审计单位相关人员召开的一次面对面的座谈会,主要内容是向被审计单位通报查出的问题,并听取被审计单位的不同意见。审计撤点会的作用主要是听取被审计单位领导层对审计查出问题的意见、解释,以及他们对完善国家相关制度、政策的意见和建议,为下一步的问题定性、处理、提出审计建议打好基础。
  (五)审计报告编审会。在主审完成审计报告(征求意见稿)的编写工作后,审计组召开的审计报告讨论、审核会议。主要内容是对审计报告结构的完整性、审计评价的恰当性、问题分类汇总、表述、定性的准确性、引用法规的适用性、处理处罚的恰当性、审计建议的针对性、可行性等情况进行充分的研究、讨论和修改。审计报告编审会的作用是对审计报告(征求意见稿)进行审核把关,提高审计报告的质量。
  二、开会要把握好七个环节
  (一)明确会议目的。会议的目的大致可以分为两种,一是传递和沟通信息,二是讨论和解决问题。审前培训会、审计进点会、审计撤点会应以传递和沟通信息为主,审中碰头会、审计报告编审会应以讨论和解决问题为主。只有明确了会议的目的,才能有的放矢。
  (二)做好会前准备。在开会前,审计组应该做好充分的准备,将会议时间、会议内容、准备事项和要求提前通知与会人员。例如,审前培训会的关键准备工作是要将培训内容、主讲人确定好,并给主讲人充分的准备时间;审计进点会的主要准备工作之一是要将被审计单位与会人员的层级和范围确定好,人数要适度;审计报告编审会的关键准备工作是要提前将审计报告草稿发给每个与会人员,让他们有充分的时间进行阅读,并提出修改意见。如果会前准备工作不充分,与会人员一无所知,什么准备都没有,全凭临场发挥,会议质量必然大打折扣。
  (三)积极的与会心态。我们经常用“文山会海”来形容政府机关会议多、文件多,且效率低下、质量不高,大家对开会难免有抵触情绪。但是我们应该认识到开会是沟通交流、解决问题的一种有效途径,而且也给与会者提供了一个表现自我、展示自我的平台,因此审计组成员应该以积极的心态参与,努力促成会议的成功。例如审计组成员在参加审中碰头会、审计报告编审会时,绝不能抱着事不关己高高挂起的心态,而是应该以高度的主人翁精神和责任心积极参与讨论,达到集思广益的效果。
  (四)控制好会议气氛和时间。会场气氛和会议时长的把握,主要是会议主持人的责任。会议主持人要注意以下几个细节:一是会议要准时开始、按时结束,对每个议题要有个大致的时间安排,不能因为一个议题讨论太久而影响其他议题的讨论,避免虎头蛇尾、冗长无果。二是既要鼓励与会人员积极发言,又要避免争论过于激烈,所以需要适时提醒与会者发表看法,但在争论过激时则要适时打断。例如在审计撤点会上,审计组应避免和被审计单位发生激烈的争论,而应以听取被审计单位不同意见为主,至于是否接受他们的意见会后再研究。三是会议主持人不易太早发表个人观点,因为主持人大多由领导担任,而领导的意见很容易限制和误导大家的思维,但主持人一定要适时地、明确地做出总结性发言。
  (五)形成会议决议。对于以解决问题为主要目的的会议,一定要形成决议,不能议而不决。每个议题经过与会人员的充分讨论后,会议主持人要及时做出总结,以便记录人对会议结论、结果、决议等做出明确的记录。对于暂时讨论无果的问题,也要给出达成结果的办法和时间要求,例如审中碰头会上经常会遇到比较复杂、一时无法定性的问题,是向上级部门和领导请示,还是进一步补充证据或研究法规,也要予以明确。议而不决的会议开了等于没开,大家还是不知道结论是什么,该怎么办,这样作用不大、效果不佳的会议开多了,必然影响大家以后的开会积极性。
  (六)做好会议记录。要指定专人负责会议记录,会议记录应完整、明确,特别是会议的各项决议,例如审中碰头会关于问题定性的讨论结果、要向上级部门或领导请示的问题、下一阶段工作安排及具体任务的执行人、完成期限等一定要做明确记录,不要有模糊字眼,避免以后互相推诿,影响决议的执行。审计组各项会议记录是审计资料的一部分,应该按照相关规定整理归入审计档案。
  (七)会后跟进落实。会议决议得以执行、落实到位,会议的作用和效果才能真正显现出来。所以审计组组长对会议决议的执行进度、执行结果、以及存在问题要及时进行了解,并根据实际情况做出适当的调整,确保各项会议决议都能完成,因此会后跟进落实是保证会议效果的关键。例如审中碰头会的各项决议,是审计项目下一阶段如何开展的重要指导意见,能否得以落实对审计质量有重大影响。
  开会是一门艺术,是要讲究方法技巧的。审计组应该认真对待每一次会议,把握好会前、会中、会后的各个关键环节,切实保证每一次会议的质量和效果。(寇永红)

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